Toplantı Yönetimi
İş Hayatının vazgeçilmezi, Toplantılar
Toplantılar yerinde, zamanında ve kurallarına gore yapılırsa, iş hayatının vazgeçilmez bir parçası olur.
Amaca hizmet eden toplantılar kurumlarda aidiyet duygusunu güçlendirir.
Toplantıya Neden İhtiyaç Duyulur?
Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarimı gerekiyorsa
Bir karar alınmasi gerekiyorsa
Aynı konu ile ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsa,
Koordinasyona ihtiyaç varsa
Toplantının Hedefini Belirleme
Toplantı yapılmadan önce üzerinde düşünülmesi gereken sorular:
Bu toplantı ile neyi amaçlıyorum?
Neden Toplantı yapıyorum?
Hangi sorunlara, hedeflere ve amaçlara değinmek istiyorum?
Amaçlarıma ulaşmak için hangi yolu izlemeliyim?
Sorunlarımı nasıl çözebilirim?
Toplantı yapmazsam ne olur?
Belirlenen hedefleri başka bir yolla elde edebilir miyim?
Zaman kaybını nasıl en aza indirebilirim?
Davet Eden Tarafın Yapması Gerekenler!
Gerekmiyorsa toplantı düzenlemeyin
Toplantının gündemini ve amaçlanan çıktıyı tanımlayın
Doğru hedef kitleyi davet edin
Aynı gün toplantıya davette bulunmayın, hazırlık zamanı tanıyın
Uygunluk teyidi yapmadan davet etmeyin
Toplantıyı iyi yönetin
Toplantı için gerekli hazırlığı yapın
Zaman Yönetimine uyun
Kararı bir sonraki toplantıya ertelemeyin
Katılımcı tarafın Yapması Gerekenler!
Toplantıyı Kabul ediyorsanız katılın.
Katılamıyorsanız doğru kişiye bilgi verin
Toplantıya geç kalmayın
Konu dışında başka şeyler konuşmayın, konuyu dağıtmayın
Toplantı esnasında başka şeyler ile ilgilenmeyin
Toplantıyı başka bir görüşme nedeni ile bölmeyin
Toplantıya hazırlıklı gelin
Toplantı Öncesi Netleşmesi gereken Noktalar!
Neden toplantı yapıyoruz?
Kimler katılmalı ve nasıl hazırlanmalı?
Toplantı ne zaman yapılmalı?
Gereken lojistik ayarlamalar neler?
Hangi çıktıları elde etmeyi amaçlıyoruz?
Toplantı Esnasında İzlenmesi Gereken Noktalar!
Ortam uygun mu?
Katılım sağlandı mı?
Kişisel çatışmalar yönetiliyor mu?
Toplantılar zamanında başlayıp zamanında bitiyor mu?
Toplantı notları tutuluyor mu?
Toplantı Sonrası takip edilecekler!
Toplantının ardından en kısa sürede eylem maddelerinden oluşan bir özet gösterin
Katılanlara teşekkür edin ve diğer katılımcıları da haberdar edin.
Katılımcılar kabul ettikleri görevleri takip etmiyorlarsa, destek amaçlı görüşün
Bir sonraki toplantının gündemindeki ilk madde, bir önceki toplantının takip maddeleri olsun.
Verimli Toplantı Yönetimi