UYGULAMAYA ODAKLANMAK DOĞRU AKLI OLUŞTURUN
İlk olarak, sanal etkinlik kavramına inançlı olun. Daha önce yüz yüze yapılan bir etkinliği, sanal ortamda yapıyorsanız, yüz yüze etkinlik hakkındaki vizyonunuzun değişmesine izin vermeniz gerekebilir. Başlangıç olarak, sanal hedef kitleniz farklı olabilir. Kayıt ücreti, otel konaklaması ve uçak bilet ücreti olmadan, yüz yüze etkinliğinize olan katılımdan çok daha geniş ve farklı bir izleyici kitlesi çekebilirsiniz.
Muhtemelen sanal katılımcılarınız sizi ve tekliflerinize daha az biliyor olacaktır. Belki başlarda sizi bilenler ya da tam tersine, sizi hiç bilmeyenler, yeni tanıma fırsatı bulacaklar. Kendinizi, içeriğinizin ve genel deneyiminizin bu yeni gerçekliği yansıtmak için değişmesi gerekebileceği bilin. İkinci olarak, yüz yüze gerçekleştirilen etkinliğin tüm içerik kalıplarını alıp sanal hale getirme düşüncenize dur deyin. Yüz yüze yapılan etkinliğinizin ayırt edici özelliği olan yüzlerce oturum, uygulamalı eğitim, etkileşimli sergiler, iletişim ortamları, motive saatleri ve efsanevi gece partileri sanal ortamda işe yaramayacaktır. Olayın her bir detayına eleştirel gözle bakın. Etkinliğin hedeflerine ulaşmak için gerçekten bu içerikler gerekli mi? Sanal olarak idame edilebilir mi? Son olarak ve belki de en önemlisi, sanal etkinliklerinizden katılımcı verilerini (firma bilgileri, demografik ve faaliyet verileri) elde etme konusunda, yüz yüze etkinliklerinizde olduğu kadar titiz olduğunuzdan emin olun. Sanal olaylar bağımsız bir etkinlik olarak yürütülmemelidir. Diğer etkinlikleriniz gibi bunlar da potansiyel müşteri ve müşteri yolculuğunda değerli bir temas noktasıdır. Bu nedenle, katılımcılarınızı daha iyi anlamak için diğer etkinliklerdeki gibi pazarlama ekibiniz birlikte çalışmalıdır, böylece bir sonraki en iyi uygulamayı gerçekleştirebilirsiniz. Bu zihniyet, sanal etkinliğinizin verileri yakalamak ve bunları Pazarlama Teknolojisi verilerinizin ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemlerinizle entegre etmek için kullanacağı sistemleri ve teknolojileri bilgilendirdiği için önemlidir.
DOĞRU BECERİLERİ OLUŞTURUN
İş bitirici ekibiniz, yıllarca yüz yüze etkinlikleri yürüten bilgi hafızasına sahipti. Ancak sanal etkinlikler büyük olasılıkla geleneksel iş akışlarında ön planda ve arka planda çalışan ekiplerin ve hatta akışa dahil olan ekiplerin yeniden düşünülmesini gerektirir.
Karmaşık etkinliklerinizin planlarına, avuçlarının içi gibi aşina olan planlamacılar, geleneksel bir prodüksiyon şirketinin rolünü sanal bir bağlamda üstlenmek, bir sonraki oturumu, videoyu veya geçiş reklamını bir self servis modülü aracılığıyla sıraya koymak üzere konumlandırılabilir. Ek olarak, sanal etkinlikler daha yaygın hale geldikçe, yeni teknolojileri devreye sokmak ve veri akışına izin veren temel entegrasyonları yönetmek için dijital ve pazarlama operasyonları becerilerine giderek daha fazla ihtiyaç duyulmaktadır.
Farklı program ihtiyaçlarınızı inceleyerek değerlendirmek, geleneksel yüz yüze programlarınızın bazılarının, etkinlik dışında tutulması gerekliliği de ortaya çıkarabilir. Programlama yaparken birbiri ile az rekabet eden programlamaların yapılması gerektiğini unutmayın.
Tıpkı yeni zihniyetiniz gibi, bu yeni beceri şekillerini kucaklayın. Her sanal etkinlikte, etkinliklerinizi farklı bir açıdan görmeye zorlandıkça kendi kişisel becerileriniz de gelişecektir. Normal kontrol listelerinizi ve süreçlerinizi yeniden hayal etmek ve ilerledikçe uyum sağlamak için yeni ekipleri bir araya getirmekten korkmayın.
Her şeyi belgeleyin, hangi becerilere sahip olmadığınızı keşfedin ve bunları öğrenin veya bunlara sahip birini bulun ve esnek olun. Diğer bir faydası da, birçok yönden sanal etkinliklerin geleneksel işlevsel yükleri ortadan kaldırmasıdır. Planlamacılar, Pazarlamacılar, Dijital ekipler ve Bilişim ekipleri birlikte daha yakın çalıştıkça, etkinlik programınızın devamı için önemli faydaları olacaktır.
OLAY ÖNCESİ UYGULAMA YAPIN
Bu Filmi Daha Önce Gördük! Bu yazının önceki bölümlerinde size panik yapmamanızı söylemiştik; sanal bir etkinliğin yürütme temellerinin bir çoğunun, daha önce yapmaya alışkın olabileceğiniz yüz yüze etkinliklerle aynı olduğunu bilin.Etkinlik ister yüz yüze, ister sanal olsun, tüm etkinliklerin katılımcılara ihtiyacı vardır ve bu, pazarlama ve tanıtım anlamına gelir.
SANAL ETKİNLİK PAZARLAMA
Planlamacıların ve pazarlamacıların çoğu bu konuya aşinadır. Kişiselleştirilmiş mesajlaşma ile hedef kitlenizi bölümlere ayırmanın ve hedeflemenin temelleri hala geçerlidir. Çoğu durumda, sanal etkinlikler, yüz yüze etkinliklerin maliyeti ve / veya zaman taahhüdü nedeniyle daha önce ulaşamayacağınız unsurları ve başlıkları hedefleyerek daha geniş bir ağ oluşturmanıza olanak tanır. Bazı araştırmalar, sanal etkinlik katılımcılarının yüz yüze meslektaşlarının 2x-4x veya daha fazla olduğunu gösteriyor.
Örneğin, sanal etkinlikler sizi veya sunduklarınızı tanımayan daha fazla potansiyel müşteriyi çekmenin etkili bir yolu olabilir. Ayrıca, sizinle birkaç saat geçirebilecek, ancak birkaç gün geçirmeyecek daha üst düzey yöneticileri de çekebilirler. Şimdi çekingen olmanın zamanı değil. Katılım hedefleriniz konusunda agresif olun ve bunlara ulaşmak için sistemleri ve kanalları hazırlayın.
E-posta, sosyal medya ve etkinlik davetleri dahil olmak üzere geniş, çok kanallı pazarlamanın tümü oyunda. Satış ekipleri olan kuruluşlar, ilgi uyandırmak için yüksek değerli potansiyel müşterileri ve mevcut müşterileri aramak için onlardan yararlanabilir.
Potansiyel katılımcılara ulaşmak ve ilgi oluşturmak önemli bir unsurdur. Ancak yüz yüze gerçekleştirilen etkinlikler gibi, bu ilgiyi sanal etkinlik kayıtlarına dönüştürmek, sonraki kritik adımdır. Yine, pazarlamacılar ve planlamacıların tanıdığı bir iş. Yüz yüze yapılan etkinlikler gibi, sanal etkinliğinizin değer önerisini iletmek için markayı yansıtan profesyonel görünümlü bir etkinlik web sitesine ihtiyacınız olacak. Potansiyel katılımcıların görebilmesi için gündemler, konuşmacılar, katılımcılar ve sponsorlar ve SSS’ler gibi önemli etkinlik bilgileri yer almalıdır.
Etkinlik web siteniz, sanal etkinliğinizin ön kapısıdır. Her katılımcı kendileri için neyin var olduğunu araştırırken dönüşümün gerçekleştiği yer burasıdır. Bu kısma gerekli özeni ve eforu vermeyi ihmal etmeyin.
ETKİNLİK WEB SİTENİZDE OLMASI GEREKENLER
Etkinlik Kaydı
Kayıt adımı, basit görünebilir ve bazen gerçekten basit olabilir. Sanal etkinliğiniz için bir kayıt sayfasına ihtiyacınız olacak, böylece katılımcının “kim” ve “kaç kişi ” olduğunu bilirsiniz. “Doğru Akıl” bölümünde bahsettiğimiz gibi, sanal etkinlikleriniz de dahil olmak üzere herhangi bir etkinlik için kayıt yapmak göründüğünden daha fazlasıdır. Her katılımcı türüne özel, kayıt yolları ve kişiselleştirilmiş kayıt seçimleri sunma imkanı kayıtları artırmaya yardımcı olacaktır. Etkinlik öncesi sorular, katılımcının beklentilerini ve ilgilerini daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir. Sanal etkinliğiniz için bir ücret talep etmeyi planlıyorsanız, ödemeleri işleme koyabilmeniz gerekir. Ancak kayıt işleminin katılımcı adı, organizasyon, e-posta, ünvan, katılımcı tercihleri ve ön kayıt sorularının yanıtları dahil olmak üzere çok değerli katılımcı verilerini yakaladığını unutmayın. Tüm bu veriler, katılımcılarınızı, kuruluşlarını ve hatta ilgi alanlarını daha iyi anlamanıza yardımcı olur.
Bildiğiniz tanıdık yüz yüze etkinlikleri bir kenara bırakıp, sanal etkinliğinize odaklanmanın zamanı geldi. Bu yeni alan Pazarlama ve satış ekipleriniz için tanıdık olmayabilir. Yüz yüze yapılan etkinlikler, katılımcıların dikkatini çekmek ve ilgilerini uyanık tutmak için fiziksel yakınlığa ve yüz yüze etkileşime dayanmaktaydı. Bununla birlikte sanal etkinlikler için katılımcıların ilgisini çekmek ve korumak daha zordur. Katılma talebi düşük olduğu gibi katılımcı için dikkat dağıtıcı bir çok unsur bulunur.
Yüz yüze etkinliklerde ilgi çekici her katılımcıya uygun etkinlik olmadığı gibi “doğru veya yanlış” sanal deneyim de yoktur. Ancak sanal etkinlik deneyiminin özen gösterilmesi gereken dört temel bileşeni vardır. Bileşenler tanıdık gelecektir ancak benzerliklerin bitttiği nokta buradadır. Bu bileşenlerin iyi şekilde yönetilmesi, katılımcılara ve sponsorlara gerçekten değer katan ve onları ilgilendiren sanal etkinlik ile bu değerleri sağlamayan etkinlik arasındaki farkı oluşturur.
Sırayla her bileşeni inceleyelim.
1- İÇERİK DENEYİMİ
İçerik her şeydir. Yüz yüze yapılan etkinlikler için her şeydir ve aynı şekilde sanal etkinlikleriniz için de her şeydir. Muhtemelen, sanal ortamda harika içerik daha da önemlidir. Güzel bir mekanın ambiyansı, harika teknik şovlar, harika yiyecek -içecekler ve yüz yüze etkileşimlerin dinamizmi olmadan, içeriğiniz harika bir etkinlik deneyimi sunmanın etkisinin çoğunu taşır. Birçok sanal etkinlik için de “İçerik” etkinliğin etkisinin çoğunu taşır.
Etkinlik Süresi ve Gündem
Gündem uzunluğunuz, hem sürenin uzunluğu hem de bu süre boyunca yapılan oturumların genişliği, dikkatli bir değerlendirme gerektirir. Bu ilk günlerde, sanal bir olayın optimum süresiyle ilgili pek çok deneme yapıldı. Birkaç kuruluş, 3 günlük bir yüz yüze etkinlikten içerik aldı ve bu içerik dağıtımını 2 haftaya uzatarak her gün birkaç saat oturumlara ev sahipliği yaptı. Bununla birlikte, çoğu, sanal ortamda etkinlik katılımını en üst düzeye çıkarmak söz konusu olduğunda “az daha çoktur” zihniyetini yansıtan sanal bir etkinliğin süresini kısaltarak gündemi yoğunlaştırıyor. Genel olarak,% 50 kuralına uyun. Yüz yüze görüşmeniz veya gündeminiz ne kadar uzun süre planlanmışsa, toplam programlamayı yarıya indirin.
Oturum Seçimi ve Katılım
Giderek artan bir şekilde, sanal etkinlikler, farklı izleyicilerle etkileşim kurmalarını sağlamak için birden çok oturuma ve hatta birden çok parçaya ayrılarak yapılıyor. Yüz yüze bir etkinlik gibi, katılımcılar da istedikleri içeriği keşfetmelerine ve bulmalarına yardımcı olan rehberli bir deneyimden yararlanmayı tercih ederler. Bu durumlarda, sanal etkinlik içeriğiniz için bir “ana platform”, katılımcılarınıza oturumları keşfetmeleri ve seçmeleri, konuşmacıları bulmaları ve kişiselleştirilmiş ajandalar oluşturmaları için merkezi bir alan sağlar.
Katılımcılar, ihtiyaç duydukları bilgileri tek bir merkezde güzelce organize ettiklerinde, geri dönme ve ilgilenme olasılıkları daha yüksektir. Zamanı geldiğinde, bu aynı ana platform, sanal oturumlarınız için bir tür etkileşim merkezi görevi de görür. Birincisi, bu platform sanal oturumlarına tanıdık bir başlangıç noktası sağlar, böylece canlı bir oturumun başlama veya önceden kaydedilmiş bir oturumu izleme zamanı geldiğinde, kolayca ve sezgisel olarak erişilebilir. Dahası, katılımcılar içerikle aynı ortamdan doğrudan etkileşim kurabilir, canlı soru-cevap, anket ve hatta o oturum için geri bildirim anketleri gibi etkileşimli işlevlerden yararlanabilir.
HER OTURUM İÇİN AŞAĞIDAKİ ADIMLARA DİKKAT EDİN!
2- AĞ ÜZERİNDE BAĞLANTILARI OLUŞTURMAK
Harika içeriğin ardından bağlantı kurma aşaması geliyor. Yüz yüze etkinliklerin fiziksel yakınlığı, katılımcıların etkinlik süresince kendi topluluklarını oluşturmalarına olanak tanır. Bu tarz bağlantıları sanal olarak nasıl sağlıyorsunuz? Yüz yüze yapılan etkinliklerde, ağ oluşturma, kimin kimin yanında oturduğuna ve fuar alanında yapılan tanıtımlara bağlı olarak genellikle organik olarak gerçekleşir. Sanal etkinlikler, aralar, sanal randevular ve daha fazlası şeklinde önceden gündeme yerleştirilmiş ağ ile yapılandırılmış ve stratejik bir yaklaşım gerektirir. Bir katılımcının karşısında masanın karşısında oturmuyor olmanız veya fiziksel bir stantta onlarla konuşmuyor olmanız, bu bağlantıyı kurmak için sanal etkinliğinizden yararlanamayacağınız anlamına gelmez.
Bir topluluk deneyimi oluştururken göz önünde bulundurulması gereken üç farklı bağlantı türü vardır:
İlk olarak, katılımcılarla satış ağı hakkında konuşalım. Yıllardır bire bir toplantılar düzenliyorsunuz, son birkaç aydır yerinde ziyaretler pratik olmadığından sanal toplantılar düzenleme ihtiyacı duyuyorsunuz. Aynı ilkeleri sanal etkinliğinize de uygulayın.
Etkinliğe davet için görüşmeler yapmak, etkinlik öncesinde katılımcılarla ön görüşme yapmak, sanal etkinlik sonrasında etkinliğin etkilerini hakkında görüşmeler yapmak satış ve pazarlama için değerli bir alan yaratabilir.
İkinci olarak, katılımcıların katılımcılarla ağ kurma konusunu düşünmeniz gerekir. Mobil etkinlik için seçilen uygulamanız bu bağlantılar için kritik öneme sahip olacaktır. Mesajlaşma araçlarını ve etkinlik akışını kullanarak, katılımcılar diğer katılımcılarla bağlantı kurabilir. Motivasyon toplantıları, molalar ve bire birler planlayarak, ağ oluşturmayı daha da teşvik edebilirsiniz.
Son olarak, sponsorlar ve katılımcılarla ağ kurmak isteyen katılımcılar için ağ oluşturma alanları sağlamanız gerekir. Katılımcılar, diğer katılımcılar ve hatta satış ekipleriniz sanal etkinlik için kayıt listesini inceleyebilir ve birebir bağlantı kurmak isteğini içeren bir e-posta göndererek eski usul şekilde randevu alabilir.
Sanal deneyimin içinden bir randevu planlamayı kolay ve sorunsuz hale getirirseniz, muhtemelen daha fazla ve daha iyi etkileşim elde edeceksiniz. Daha önce bahsettiğimiz “sanal ana platformu” hatırlıyor musunuz? Katılımcıların etkinlik, oturumlar, katılımcılar ve daha fazlası hakkında önemli bilgileri organize edebileceği ve bunlara erişebileceği merkezi yer? Bir mobil etkinlik uygulamasıyla birlikte bu “ana platform”, bağlantılar ve topluluk oluşturmanın anahtarıdır. İçerik ve bağlantılar alakalı ve akılda kalırken katılımcıların katılımcıları ve diğer katılımcıları keşfetmesine ve onlarla bağlantı kurmasına olanak tanıyan bir randevu planlayıcısı eklemek için harika bir alan olacaktır.
3-SPONSORLUK DENEYİMİ
Sanal etkinlikler planlanırken hiç bir konu; sponsorluk uygulamasının nasıl yapılabileceğini, bu sayede sponsorluk getirisinin nasıl elde edilebileceği konusuna çözüm bulma konusu kadar kafa karışıklığı yaratmamıştır.
Geleneksel yerinde marka bilinirliğini arttırma ve pazar tarama fırsatı oluşturma alanlarının yokluğunda, planlamacılar ve sponsorlar bu alanı yaratabilmek için neler yapılabileceğini ve nasıl yapılabileceği konusunda denemeler yapmaya devam ediyorlar.
Denemeler devam ederken, birçoğu yüz yüze gerçekleştirilen etkinliklerden alınan, ancak sanal gerçekliğe uyacak şekilde biraz değiştirilen birkaç iyi uygulama ortaya çıkıyor. Sanal etkinlikler, sponsor marka bilinirliği için hala birçok fırsat sunuyor. Örneğin, sponsorlar sanal etkinlik web sitesinde belirgin bir şekilde öne çıkmaya devam edebilir. Daha önce tartışılan kayıt sonrası “sanal ana platform”, öne çıkan sponsorları tanıtmak için ek alan sağlar ve hatta sponsorlara içerik sunmalarına izin vermek için kendi sayfaları genişletilebilir. Sponsorlar, içerik deneyiminin kendi içinde bile içerik parçalarının veya bireysel oturumların altını çizebilecek şekilde yer alabilir.
Sanal etkinliklerde olası satış yaratma zorluğu bulunmaktadır. Kabul edelim ki; biriyle hızlı iletişim kurmak ve potansiyel bir teklifi almak için hiçbir şey yüz yüze etkinlik ile karşılaştırılamaz. Ancak biraz planlama ve doğru teknolojiyle, sponsorlara sanal potansiyel müşteri akışı sağlamak hala mümkündür. Doğru teknolojiyle, sponsorlar bir etkinlik içinde “sanal stantlar” kurabilir ve bire bir veya bire çok randevuları düzenlemelerine olanak tanıyabilirler. Sponsorlar, marka ve içerik üzerinde tam kontrole sahip olur ve potansiyel müşteriler randevu ayarlama veya uygun “sanal geziler” aracılığıyla toplanabilir. Yukarıda bahsedildiği gibi, planlamacılar her sponsor için web sayfalarında alan ayırabilir ve ilgilenen katılımcıların ellerini kaldırmalarına ve bir konuşma talep etmelerine olanak tanıyan “benimle iletişime geç” bağlantıları ekleyebilir. Son olarak, sponsorlu bir oturum kavramı canlı ve sanal bağlamda iyidir. Yine doğru teknoloji, bir kuruluşun bir oturuma sponsor olmasına ve o oturum için gerçek zamanlı olarak katılımcı listesini almasına izin verebilir.
SPONSORLUK SUNUM ALANLARI
4-VERİ VE ANALİZLER
Tıpkı yüz yüze gerçekleştirilen etkinlikler gibi, doğru etkileşim stratejisiyle sanal etkinlikleriniz de bir çok değerli veri sağlayabilir. Sanal katılımcılar kayıt olurken, oturumlara katılırken, canlı Soru-Cevap ve oylamalara katılırken, randevulara katılırken veya geri bildirimde bulunurken, size gelir elde etmenize yardımcı olabilecek veriler sağlarlar. Ek olarak, katılımcıların sponsorlarla nasıl etkileşim kurduğunu da anlamak isteyeceksiniz.
Yalnızca sanal etkileşim sağlamanıza değil, aynı zamanda bu temas noktalarının her birinden kaynaklanan verileri yakalamanıza ve bunları temel sistemlerinize entegre etmenize yardımcı olabilecek teknoloji ortakları aramak isteyeceksiniz. Sanal etkinlik verilerinin gerçek değeri, yalnızca Müşteri / Dernek Yönetim Sistemleriniz ve Pazarlama Otomasyon Sistemleriniz ile entegre edildiğinde gerçekleşir.
Bu kritik son ayak, sanal etkinlik verilerinizin katılımcılarınız hakkında zaten bildiklerinizle birleştirilmesine olanak tanır, böylece satış ve pazarlama ekipleriniz ilgilendiğiniz resmin tamamını takip edebilir.Sanal
Etkinliklerde Ulaşılacak Üç Veri Türü;
Sanal etkinliklerin popülaritesi zorunluluk nedeniyle artmıştır ve bundan sonra toplam etkinlik programınızda önemli bir etkinlik türü olacaktır. Akılda net hedefler ve deneme istekliliği ile sanal etkinlikler, kurumsal ihtiyaçları tipik yüz yüze etkinliklerden daha büyük ölçekte karşılayabilir. Şimdi yaratıcı olma, sektördeki diğerlerinin neler yaptığına bakma ve yeni yaklaşımlar deneme zamanı. Yeni beceriler öğrenmenin, diğer departmanlara güvenmenin ve yeni teknolojiyi kucaklamanın zamanı geldi. Yürütme korkutucu görünebilir, ancak zamanla sanal olaylar, yüz yüze olaylar kadar ikinci doğa haline gelecektir. Sonunda, katılımcıların ilgisini çekmenin ve hedeflerinize ulaşmanın başka bir yolunu bulursunuz.
Sanal etkinlik verilerinizi pazarlama ve satış ekibinizin geri kalanından saklamak, öğrenilen katılımcı bilgilerini paylaşmamak pazarda çalışan ekiplerinizin pazarı etkin ve verimli şekilde takip etmesini zorlaştırır.
Hatırlatma; Sanal etkinlikler için kayıt sayılarını yükseltmek daha kolay olsa da, gün geldiğinde etkinliğe gerçekten katılmalarını sağlamak için çok çalışmanız gerekeceğini unutmayın. Otomatik kayıt, teşekkür, zamanında hatırlatma, hatta müşterilerinizin katılımını artırmak için yapılan günlük aramalarla önceki temel bilgilere geri dönün.