Sanal Etkinlik Stratejisi 1.Bölüm Stratejiye Odaklanmak

Bölüm 1 SANAL ETKİNLİK STRATEJİSİ

Planlarınızda yer alan yüz yüze etkinlikleriniz muhtemelen şimdilik iptal oldu.  Tüm etkinliklerinizi gözden geçirmenin ve hangi etkinliklerin sanal olabileceği ve sanal hale gelmesi gerektiğine karar verme zamanı geldi. Etkinlik stratejisini oluşturmaya planlama sürecinin başlarında başlamanız önem taşır.

Strateji oluştururken ilk yapılması gereken etkinlik olayında yüz yüze etkinlikler için önceden tasarlanmış kavramların bırakılması gerekliliğidir. Her etkinliği temel hedeflerine indirgemeyi ve ardından bu hedeflerin sanal yeni ortamda gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceğini ve nasıl gerçekleştirilebileceğini değerlendirmeyi gerektirir.

İLK ADIM, NEDEN !

Etkinliklerin her biri bir nedenle var olmalıdır. Biz sadece bir araya gelmiyoruz. Kuruluşunuz bir etkinlik yapmaya, katılmaya veya yatırım yapmaya karar verdiğinde, akılda ayrı bir amaç bulunmaktadır. Her etkinliğin amacını açıklığa kavuşturmak gerekir. Sanal etkinlik için stratejisi oluşturmak çok önemlidir. Öyleyse, etkinliğinizi esaslara indirgeyerek işe başlayın. 

ETKİNLİĞİN TEMEL HEDEFLERİ NEDİR?

Etkinlik planınızda etkinliğin asıl hedeflerini ortaya çıkarın. Net bir hedefiniz yok muydu? Şimdi bir tane oluşturun. İyi tanımlanmış etkinlik hedefleri ve performans adımları olmadan başarılı bir sanal etkinlik oluşturmayı umut edemezsiniz. Her etkinlik için, iş hedefleri ve katılımcı hedefleri açısından etkinliğinizin asıl amacını anlayarak başlamanız gerekir. 

ETKİNLİĞİN İŞ HEDEFLERİ NELERDİR?

  • Marka Farkındalığı
  • Potansiyel Müşteri oluşturma
  • Anında Gelir
  • Ürün Benimseme ve yaşam boyu değer
  • Müşteri takdiri / sadakati
  • Üyelik artışı

 ETKİNLİĞİN KATILIMCI HEDEFLERİ NELERDİR?

  • Ağ oluşturma
  • Öğrenme / Eğitim
  • Eğlence / Kutlama

 Bu hedeflerde, kuruluşun değeri ile katılımcının değeri farklı olabilir, ancak aynı derecede önemlidir. Sanal bir etkinliğin doğru seçenek olduğuna karar vermeniz, etkinliğinizin yapısını ve seçtiğiniz teknolojiyi belirler.

Orijinal Hedefleriniz ile Beklenen Performans Sanal Olarak Karşılanabilir mi?

Hedeflerinizi belirledikten sonra kendinize şu soruyu sorun: “Belirlediğiniz hedeflere sanal olarak ulaşılabiliyor mu?” Eğer olabilir diyorsanız, nasıl değişmeleri gerekebilir?

İleriye doğru iki adım atmak için bir adım geri atma süreci ödüllendirici ve göz açıcı olabilir.  Etkinlik amacınızı karşılamak için gereken temel unsurlar nelerdir? Etkinliğinizin amacı eğitimse, katılımcılar yüz yüze değil sanal bir ortamda öğrenebilir mi? Eğitim çok az etkileşimle bir konuşmacı tarafından verildiyse, sanala geçiş kolay olacaktır. Ya etkinliğinizin amacı ağ oluşturmaksa?

Ortam değişti, ancak sanal ara oturumlarla, etkinlik amacını yine de gerçekleştirebilirsiniz. Olayı özüne indirgeyin. Yapmaya veya başarmaya çalıştığınız en önemli şeyi alın ve ikiye katlayın. Etkinlik stratejisi, toplam etkinlik programınıza bakmayı ve bir amaca hizmet eden etkinlikler oluşturmayı gerektirir. Özellikle sanal etkinliklere geçerken etkinliklerinizi tek başına görüntülemeyin.

DENEMEKTEN KORKMAYIN

Herkes şahsen yapmayı planladığı şeyi alıp sanalda 1:1 çeviri yaparak hızlı bir şekilde özetlemek ister. Ancak yüz yüze gerçekleşen bir etkinliğin aynı şekilde sanal ortama taşınması ile başarılı olma olasılığı düşüktür.

Beklenen etkinlik türleri ve katılımcı davranışları çok farklıdır ve bu nedenle uyarlama gerektirir. Şu anda, en iyi şirketler bile küçükten başlıyor ve en iyi uygulamaları devam ettikçe öğreniyor, katılımı sağlamanın en iyi yollarını ve bu katılımın sonucunda işi teşvik edip etmediğini ve nasıl yönlendireceğini anlamaya çalışıyor.

Yinelenen yüz yüze etkinlikleriniz her yıl bir modelin farklı kopyaları olabilir, ancak bu, değişik bir etkinliğin etkilerinin nasıl olabileceğini görmek için bir fırsattır.

Mevcut sanal etkinlik teknolojisini kullanarak yeni bir şey deneyin.

Bazı teknoloji ve özellikler yeni olsa da, yakaladığınız veriler ve analizler büyük ölçüde aynıdır. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını takip edebilecek ve her etkinlikte gelişebileceksiniz.

ETKİNLİKLERİNİZİ SINIFLANDIRIN

Yüz yüze etkinliklerin yapılmasının gerekli olduğu durumlarda, bu etkinlikleri sanal ortama taşıma zorunluluğu çıktığında, etkinliklerinizi üç sınıfla ayırmanız yararlıdır.

Etkinlik planınızı inceleyin, bütünsel olarak tüm etkinliklerinizi düşünerek hangi sanal etkinlik teknolojisine ihtiyaç duyulacağını anlayın.

  1. En çok planlama gerektiren son derece karmaşık, çok günlü, çok oturumlu, konferans tipi etkinlikler. Örn: Konferans, kongre
  2. Orta derecede karmaşık, orta düzeyde çaba Ör: Sanal Ticaret Fuarı,
  3. En az karmaşık, daha az çaba gerektiren, tekrarlanabilir Örn: Web semineri

SANAL ETKİNLİK SEÇENEKLERİ

Birkaç saatten birkaç güne kadar sanal etkinlikler, yüz yüze olaylardan daha az çeşitlilik arz etseler de aslında birçok şekil ve biçimi vardır.  Sanal etkinlik stratejinizi oluştururken, aşağıdaki etkinlik türlerini gözden geçirin ve bireysel etkinlikleriniz ve bütünsel etkinlik programınız için hangi seçeneklerin en mantıklı olduğunu belirleyin.

BÜTÇENİZİ ANLAMAK

Takip etmeyi göze alamayacağınız strateji, strateji değildir.

Bu nedenle, oluşturmak istediğiniz sanal olayın türü hakkında karar vermeden önce, sahip olduğunuz kaynakları bilmeniz ve anlamanız gerekir. Elinizdeki bütçe, kendisiyle ilişkilendirilmiş maliyetleri olan yüz yüze bir etkinliği yeniden düşünmenize veya sıfırdan bir etkinlik planlamanıza bağlı olarak değişebilir. Sanal etkinlikler büyük ölçüde teknolojiye dayanır.

 Size sunulan seçenekler, bütçenizdeki harcayabileceğiniz miktara bağlıdır. Önümüzdeki yıl boyunca sahip olduğunuz tüm etkinliklere bakarken, bütçenizi buna göre ayırın. Bütçenizi öğrendikten sonra, etkinliklerinizi parasal kısıtlamalarınız dahilinde planlamaya başlayabilirsiniz.

Planlayıcının Pazarlamacıyla - Pazarlamacının Planlayıcıyla Çalışması

Sanal stratejinizi uygulamak büyük olasılıkla yeni ekip üyelerini ve üyelerin becerilerini gerektirecektir. Planlamacıların ve pazarlamacıların kendilerine ait benzersiz becerileri vardır. Sanal etkinliklere geçiş, hem planlama hem de pazarlamaya yeni bir bakış açısı gerektirir. Zaten web semineri programlarını yürütmek için kullanılan pazarlama, pazarlama ve sanal etkinlik teknolojisi birlikteliğidir. .Planlayıcılar, pazarlama teknolojisi verileriden yararlanmak ve önceden var olan sanal etkinliklerdeki en iyi pazarlama tecrübelerinden yararlanabilmek için ve kısmen strateji için pazarlamaya yönelmelidir.

Etkinlik pazarlaması ve etkinlik planlaması söz konusu olduğunda, organizasyonunuzu hangisi tanımlar?

Güç Birliği   Planlama ve etkinlik pazarlaması için açıkça tanımlanmış ekipler, her iki ekipte de güçlü yetenekler, diğer paydaşlarla uyum, ölçümler ve beklenen sonuçlar için uyum.

Bağlayıcılık  Tanımlanmış bir etkinlik pazarlama ekibi olmadan, planlama ekibi pazarlamadaki ekiplerle uyum sağlamak ve birlikte hareket etmek ister.

Üçlü tehdit  Her şeyi yapan kişi. Pazarlamacıların ve planlamacıların etkinlik programlarından en iyi şekilde yararlanmak için el ele çalışması gerekir. Ekibinizin belirlenmiş bir planlayıcısı veya pazarlamacısı yoksa, şimdi yeni beceriler edinme zamanı. Pazarlamacılar stratejiye yabancı değildir. Başlangıçtan itibaren hedefler ve temel performans göstergeleri açısından düşünürler. Diğer taraftan, planlamacılar detay odaklı ve uygulamaya odaklıdır. Pazarlamacılar, basit bir etkinlik hedefiyle başlama fikrinde, planlamacıların milyonlarca sanal etkinlik yürütme ayrıntısına takılıp kalabileceğini düşündürür. Strateji aşamalarında, pazarlamacı arkadaşlarınıza ve onların pazarlama becerilerine güvenin

  • Planlama
  • Risk-Para-Zaman
  • Kaynak bulma
  • Mobil uygulama
  • Kayıt
  • Seyahat ve Mekan
  • Katılımcı Yönetimi
  • Yönetim
  • Proje Yönetimi
  • Proje planlaması
  • Bütçeleri Yönetme
  • Geri Bildirim İşleme
  • İçerik Oluşturma
  • Pazarlama
  • Marka-Potansiyel Müşteri-Gelir
  • e-Posta
  • Dijital
  • İçeriği Düzenleme
  • Sonuç odaklı Üretim Düzenleme İçeriği

BÜTÜN PROGRAM GÖRÜNÜMÜ – Yatırım Getirisi VE ETKİNLİK BAŞARISINI SAĞLAMAK

Bütüncül program görünümü, sanal etkinliklerinizin yüz yüze etkinliklerinizle birlikte ölçülmesini ve yönetilmesini sağlamakla ilgilidir,  Doğru ölçüm ve yönetim ile tüm etkinlik harcamalarınızın ve performansınızın yer aldığı gerçek kaynağa sahip olursunuz. 

Planlayıcılar, aynı sistemleri kullanarak sanal ve yüz yüze olayları yöneterek, olayların başarısını aynı ölçümler üzerinden karşılaştırabilir.

Etkinlik pazarlama ve yönetim platformunuz, sanal etkinliklerinizi her aşamasında bu bilgileri yakalayacaktır.

Sanal bir etkinlik sağlayıcısı ile çalıştığınızda, görüntüleme süresi, oturum katılımı ve daha fazlası gibi benzer ölçümleri sağlayabilirsiniz. 

Yüz Yüzden Sanala Yeni Kıyaslamalar

  • Oturuma katılım> Sanal oturum katılımı
  • Oturumdaki süre> Oturumu İzleme süresi

MÜŞTERİ BAŞARI GRUPLARINI SANALLAŞTIRMA

SANAL DÜNYADA ETKİNLİK FİRMALARI NE YAPTI

Müşterilerinin ağ oluşturmasına, sektör trendlerini öğrenmesine ve bu alandaki ürünlerin duyulmasına olanak sağladı.

NASIL YAPILDI

Sanal Etkinliklere katılım için hedeflenmiş katılımcıların güncellenmiş e-mail adreslerine ulaşıldı. Etkinliği doğru mecralarda doğru kişilere ulaşmasını sağladı. Etkinliğin amacı belirlendi, içeriğin amaca uygunluğu control edildi, verimli bir sanal etkinliğin kırk beş dakikalık içerik sonrasında 15 dakika soru – cevap şeklinde deneyime dönüştürülmesinin doğru olacağını gördü.

 NE KULLANILDI

  • Pazarlama ve Yönetim Platformları: E-posta ile pazarlama, yeniden hedefleme, sanal kayıt
  • Mobil uygulamalar: Etkinliğe götüren otomatik hatırlatma e-postaları, canlı anket ve Soru-Cevap, ekran paylaşımı, uygulama içi ağ oluşturma fırsatları, kişi paylaşımı, ek kaynaklara erişim, etkinlik sonrası anket

SONUÇLAR:

Bir aylık geri dönüş süresi içinde, otuz global oturumda ortalama 350 katılımcı gördüklerini, Mayıs ayı başından itibaren dört oturumda 1500 kayıt gördü.

Bu konuda çalışan etkinlik Ekipleri, veri akışını kolaylaştırmak ve sorunsuz bir katılımcı deneyimi sağlamak için etkinlik teknolojisine güvenmeye devam ediyor.

UNUTMAYIN

Etkinliklerinizi incelerken ve sanal ortama taşırken zaten yapılmış olan planlamalarınıza rağmen baştan başlamaktan korkmayın.

PLANLANAN ETKİNLİKLERE BAŞLA  >

DUR  >

YENİDEN PLANLAMA YAP  >

VE BAŞLA

Yorum Yazın