Verimli Toplantılar Gerçekleştirmek

Toplantı Yönetimi

İş Hayatının vazgeçilmezi, Toplantılar

Toplantılar yerinde, zamanında ve kurallarına gore yapılırsa, iş hayatının vazgeçilmez bir parçası olur.

Amaca hizmet eden toplantılar kurumlarda aidiyet duygusunu güçlendirir.

 

Toplantıya Neden İhtiyaç Duyulur?

Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarimı gerekiyorsa

Bir karar alınmasi gerekiyorsa

Aynı konu ile ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsa,

Koordinasyona ihtiyaç varsa

 

Toplantının Hedefini Belirleme

 

Toplantı yapılmadan önce üzerinde düşünülmesi gereken sorular:

 

Bu toplantı ile neyi amaçlıyorum?

Neden Toplantı yapıyorum?

Hangi sorunlara, hedeflere ve amaçlara değinmek istiyorum?

Amaçlarıma ulaşmak için hangi yolu izlemeliyim?

Sorunlarımı nasıl çözebilirim?

Toplantı yapmazsam ne olur?

Belirlenen hedefleri başka bir yolla elde edebilir miyim?

Zaman kaybını nasıl en aza indirebilirim?

 

Davet Eden Tarafın Yapması Gerekenler!

Gerekmiyorsa toplantı düzenlemeyin

Toplantının gündemini ve amaçlanan çıktıyı tanımlayın

Doğru hedef kitleyi davet edin

Aynı gün toplantıya davette bulunmayın, hazırlık zamanı tanıyın

Uygunluk teyidi yapmadan davet etmeyin

Toplantıyı iyi yönetin

Toplantı için gerekli hazırlığı yapın

Zaman Yönetimine uyun

Kararı bir sonraki toplantıya ertelemeyin

 

Katılımcı tarafın Yapması Gerekenler!

Toplantıyı Kabul ediyorsanız katılın.

Katılamıyorsanız doğru kişiye bilgi verin

Toplantıya geç kalmayın

Konu dışında başka şeyler konuşmayın, konuyu dağıtmayın

Toplantı esnasında başka şeyler ile ilgilenmeyin

Toplantıyı başka bir görüşme nedeni ile bölmeyin

Toplantıya hazırlıklı gelin

 

Toplantı Öncesi Netleşmesi gereken Noktalar!

Neden toplantı yapıyoruz?

Kimler katılmalı ve nasıl hazırlanmalı?

Toplantı ne zaman yapılmalı?

Gereken lojistik ayarlamalar neler?

Hangi çıktıları elde etmeyi amaçlıyoruz?

 

Toplantı Esnasında İzlenmesi Gereken Noktalar!

Ortam uygun mu?

Katılım sağlandı mı?

Kişisel çatışmalar yönetiliyor mu?

Toplantılar zamanında başlayıp zamanında bitiyor mu?

Toplantı notları tutuluyor mu?

 

Toplantı Sonrası takip edilecekler!

Toplantının ardından en kısa sürede eylem maddelerinden oluşan bir özet gösterin

Katılanlara teşekkür edin ve diğer katılımcıları da haberdar edin.

Katılımcılar kabul ettikleri görevleri takip etmiyorlarsa, destek amaçlı görüşün

Bir sonraki toplantının gündemindeki ilk madde, bir önceki toplantının takip maddeleri olsun.

 

 

Verimli Toplantı Yönetimi

  • Toplanmak için geçerli bir neden ortaya koyun!
  • Doğru katılımcıları seçin!
  • Gündem maddelerini belirleyin!
  • Toplantı odasını düzenleyin!
  • Toplantıya zamanında ve hazırlıklı başlayın!
  • Önemli konuları not alın!
  • Anlaşmazlıklara başa çıkın, yönetin!
  • Gereksiz boş konuşmaları engelleyin!
  • Toplantıyı zamanında bitirin!
  • Toplantı sonrası etkin takip yapın!

 

 

Verimli Toplantı

Yorum Yazın