Etkinlik firmalarına neden ihtiyaç duyarız

Şirketlerin toplantı organizasyon bölümlerinde çalışanların aklındaki en büyük soru. Neden etkinlik firması ile çalışıyoruz, işin eğlenceli kısmını neden etkinlik firmasına veriyoruz.  Organizasyonun rezervasyon satın alımını  yapmak işin kolay kısmı,  biz her zaman zor olan içerik  kısmını çalışıyoruz, bu yorgunluktan sonra rezervasyonları yaparken oteller restoranlar vb. servis sağlayıcılarla görüşmek gibi eğlenceli kısmını neden kendimize ayırmayalım?  

Neden bir etkinlik firmasına ihtiyaç duyalım?

İşin aslı, bu sorunun cevabını bulmak için basit gibi görünen etkinlik işlerinin farklı bir sektör yani bir iş kolu olduğunu anlamak gerekiyor.  Etkinlik sektörü, her sektör gibi farklı dinamikleri olan bir yapıya sahip. Nakit döngüsünün en yüksek olduğu sektörlerden biri bu nedenle kısa dönemli fiyatlamalar, ürün fiyat ilişkisinin her an değişiklik gösterdiği sektörlerden biri. Parakende sektöründe bir ürünün fiyatının benzer ürünlerle arasında belli oranlarda farklılıklar gösterirken, hizmet sektöründe yan yana iki mekanda,  sunulan benzer ürünler arasındaki fiyat farkını anlamak zor olabilmektedir.

Diğer sektörlere göre daha eğlenceli görünebilir. Eğlenceli  diyerek yaklaşmaya başlandığında, sonucun ne olacağı tahmin edilmesi zor bir durum değil.  

Etkinlik sektörü  bir çok farklı dinamiği olan, ürünün hizmet olduğu bir sektördür. Çoğu kişi tarafından kolay olarak adlandırılması sektöre yanlış yaklaşımlar katmaktadır.

Etkinlik dendiğinde ilk akla gelen mekanlar -Oteller, toplantı mekanları, kongre merkezleri, restoranlar, tekneler, piknik alanları- gelmektedir.

Mekanlar, sosyal mecralarda bazen gerçekten uzak fotoğraflar ile tanıtılmakta, sadece görsele bakarak iyi hizmet alınabileceği düşünülmektedir. Bazen bu doğru olabilir ama sıklıkla tersi durumla karşılaşılmaktadır.   Tabi bu durumu mekanı ziyaret ederek rahatça öğrenebilirsiniz veya daha önce başka bir etkinlikte mekanı tecrübe etmiş olabilirsiniz. bu durumda bir sıkıntı yaşanılmayacağını düşünebilirsiniz.

Aslında yanıltıcı olan da bu!

Başka bir organizasyonda gördüğünüz mekandaki ışıklandırma veya ses sistemi, sunulan menü seçimi mekana mı aitti?  Servis elemanları o organizasyon için mekan sahibi mi etkinliği yapan kişi tarafından mı tercih edilmişti? Siz sadece sonucu tecrübe ettiniz. Diğer detaylar bilginiz dahilinde mi?

Tecrübe edilen etkinlikler eğer düzenleyici siz değilseniz , sadece iyi bir organizasyon nasıl gerçekleştiğini gördünüz.

Etkinlik, tecrübe ve organizasyon 

Etkinlik firmaları neyi farklı yapıyor? Öncelikle çok sayıda etkinlik düzenledikleri için mekanları , etkinliklerle mekanın uygunluğunu, katılımcı profili ile etkinlik içeriğinin mekanla uyumunu, etkinlik beklentisi ile alınacak sonucun birbirine uygunluğunu yaşadığı tecrübeler sayesinde size rahatça söyleyebilir.,

Uygun etkinlik seçildikten sonra hangi mekanın, hangi teknik alt yapının, hangi müzik türünün, hangi sanatçının bu etkinlik için uygun olduğu konusunda size detaylı bilgi verebilir ve sizin bütçenize göre bu detayları sizin bütçeniz doğrultusunda satın alımını yapar. Çoğunlukla etkinlik firmasına verilen ücret gereksiz görülmektedir. Ancak etkinlik firmasının yaptığı satın alımlar sayesinde etkinlik firması ücretini çoktan haketmiş olur. 

Yorum Yazın